Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, hóa đơn VAT (thuế giá trị gia tăng) không chỉ là căn cứ để hạch toán kế toán mà còn là yếu tố bắt buộc khi kê khai thuế. Tuy nhiên, việc sử dụng hóa đơn giả, hóa đơn không hợp lệ hoặc sai thông tin có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng như bị truy thu thuế, phạt hành chính hoặc ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp. Vì thế, việc tra cứu hóa đơn VAT để xác minh tính hợp lệ và đảm bảo thông tin chính xác là một thao tác quan trọng mà bất kỳ kế toán hay chủ doanh nghiệp nào cũng cần thành thạo. Hãy cùng Tongdai.org đón xem :”4 cách tra cứu hóa đơn VAT chuẩn xác theo quy định mới“

4 cách tra cứu hóa đơn VAT chuẩn xác, chi tiết nhất 

Tra cứu hóa đơn VAT trên Cổng thông tin hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế

Từ ngày 1/7/2022, toàn bộ hóa đơn VAT đều phải sử dụng hình thức hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Do đó, cách chính thống và đáng tin cậy nhất là tra cứu trên cổng thông tin của Tổng cục Thuế tại địa chỉ https://hoadondientu.gdt.gov.vn.

Tại đây, bạn có thể tra cứu các hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế. Sau khi truy cập website, bạn chỉ cần nhập mã số thuế bên bán, mẫu số, ký hiệu, số hóa đơn và mã captcha. Nếu hóa đơn hợp lệ và đã được phát hành, hệ thống sẽ trả về bản thể hiện hóa đơn với đầy đủ thông tin chi tiết.

Đây là cách hiệu quả để kiểm tra các hóa đơn đầu vào, đảm bảo rằng doanh nghiệp bạn đang sử dụng hóa đơn thật, hợp lệ và được cơ quan thuế xác nhận.

Tra cứu qua hệ thống phần mềm của nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử

Nhiều doanh nghiệp hiện nay sử dụng các nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín như Viettel, VNPT, BKAV, MISA, FPT… Các đơn vị này thường cung cấp hệ thống tra cứu hóa đơn riêng, có tích hợp tính năng kiểm tra trạng thái hóa đơn.

Nếu hóa đơn VAT bạn nhận được được phát hành qua các đơn vị này, bạn có thể tra cứu trên trang tra cứu của nhà cung cấp bằng cách nhập mã tra cứu, mã số thuế và ngày lập hóa đơn. Ngoài việc xác minh hóa đơn có hợp lệ hay không, hệ thống còn cho phép bạn xem, tải file PDF hoặc in hóa đơn ra khi cần đối chiếu chứng từ.

Cách này đặc biệt hữu ích nếu doanh nghiệp bạn đã có tài khoản sử dụng phần mềm, giúp theo dõi toàn bộ hóa đơn đầu ra – đầu vào một cách hệ thống và khoa học.

Tra cứu hóa đơn VAT qua email người bán gửi

Trong nhiều giao dịch thương mại, sau khi xuất hóa đơn, bên bán sẽ gửi hóa đơn VAT qua email cho bên mua. Email thường đính kèm file PDF hoặc đường link tra cứu trực tuyến. Nếu bạn nhận được hóa đơn điện tử dạng này, hãy mở liên kết tra cứu đi kèm hoặc tải hóa đơn PDF, sau đó kiểm tra các thông tin như mã số thuế, số hóa đơn, ngày phát hành và mã QR.

Trong trường hợp bạn nghi ngờ hóa đơn không hợp lệ, hãy sử dụng mã hóa đơn để kiểm tra lại trên cổng thông tin của Tổng cục Thuế hoặc liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử tương ứng để xác minh.

Việc lưu trữ email hóa đơn cũng rất quan trọng. Bạn nên phân loại theo tháng hoặc theo nhà cung cấp để dễ dàng tra cứu về sau, nhất là trong các kỳ kiểm tra thuế hoặc quyết toán.

Tra cứu trực tiếp trên phần mềm kế toán của doanh nghiệp

Đối với doanh nghiệp có sử dụng phần mềm kế toán tích hợp quản lý hóa đơn (như Fast, Misa SME, Bravo…), bạn có thể tra cứu trực tiếp hóa đơn VAT từ hệ thống nội bộ. Các phần mềm này thường đồng bộ hóa dữ liệu hóa đơn với hệ thống hóa đơn điện tử đã đăng ký với cơ quan thuế, nên độ chính xác rất cao.

Thông qua phần mềm, kế toán có thể lọc hóa đơn theo nhà cung cấp, số hóa đơn, hoặc trạng thái phát hành. Ngoài ra, nếu phần mềm có kết nối API với Tổng cục Thuế, bạn còn có thể kiểm tra tức thời trạng thái hóa đơn đã được chấp nhận hay chưa.

Cách này thường áp dụng cho doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn, sử dụng hệ thống kế toán chuyên nghiệp để đảm bảo kiểm soát dữ liệu tài chính hiệu quả hơn.

>>> Có thể bạn sẽ thích: 3 cách tra cứu hóa đơn điện tử bạn nên biết

Những lưu ý quan trọng khi tra cứu hóa đơn VAT

Dù bạn sử dụng cách tra cứu nào, vẫn cần ghi nhớ một số nguyên tắc quan trọng để đảm bảo hóa đơn hợp lệ và có thể sử dụng hợp pháp trong các hoạt động kinh doanh:

• Hóa đơn phải có mã số thuế đúng, thông tin bên mua – bên bán đầy đủ, ngày phát hành rõ ràng.
• Hóa đơn phải có chữ ký số hợp lệ, mã QR có thể quét và đối chiếu được.
• Nếu là hóa đơn có mã, phải xuất hiện trong hệ thống của Tổng cục Thuế khi tra cứu.
• Không sử dụng hóa đơn chưa phát hành, hóa đơn nháp hoặc hóa đơn không có mã số.
• Trong trường hợp nghi ngờ, hãy chủ động liên hệ lại bên bán hoặc cơ quan thuế để kiểm tra chéo, tránh những rủi ro không đáng có.

Kiểm tra hóa đơn bị hủy, điều chỉnh hoặc thay thế

Ngoài việc tra cứu hóa đơn gốc, bạn cũng cần kiểm tra xem hóa đơn có bị hủy, điều chỉnh hoặc thay thế hay không. Một hóa đơn có thể bị điều chỉnh trong trường hợp ghi sai thông tin như tên hàng, đơn giá, thuế suất… hoặc bị hủy nếu giao dịch không thành công. Trên hệ thống Tổng cục Thuế hoặc phần mềm hóa đơn điện tử, các hóa đơn đã bị thay thế hoặc điều chỉnh sẽ hiển thị trạng thái cụ thể. Do đó, việc thường xuyên đối chiếu và cập nhật thông tin hóa đơn là bước quan trọng để tránh kê khai sai, dẫn đến sai sót khi quyết toán thuế.

Xử lý khi không tra cứu được hóa đơn

Có những trường hợp tra cứu hóa đơn nhưng không thấy thông tin hiện ra. Nguyên nhân có thể do hóa đơn chưa được đồng bộ lên hệ thống Tổng cục Thuế (thường chậm 1–2 ngày), hóa đơn chưa phát hành, hoặc thông tin nhập bị sai. Hãy kiểm tra lại kỹ mã số thuế, số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn. Nếu vẫn không tra cứu được, bạn nên liên hệ với bên phát hành để xác minh. Tuyệt đối không sử dụng hóa đơn chưa rõ nguồn gốc vì có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến tính hợp pháp trong kê khai và quyết toán thuế.

Tầm quan trọng của việc lưu trữ hóa đơn điện tử

Sau khi tra cứu, bạn nên lưu lại hóa đơn dưới định dạng PDF hoặc XML, phân loại rõ ràng theo thời gian phát hành hoặc đơn vị cung cấp. Do hóa đơn điện tử không có bản gốc vật lý, việc lưu trữ dữ liệu trên phần mềm kế toán hoặc máy chủ nội bộ là cực kỳ cần thiết. Doanh nghiệp nên thiết lập quy trình lưu trữ khoa học, có phân quyền truy cập và định kỳ sao lưu để phòng tránh mất mát dữ liệu. Đặc biệt, trong các kỳ kiểm tra thuế, việc tìm lại hóa đơn nhanh chóng sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tránh bị xử phạt do không xuất trình được chứng từ hợp lệ.

Vai trò của kế toán trong việc kiểm tra hóa đơn

Trong doanh nghiệp, kế toán đóng vai trò trung tâm trong việc kiểm soát, xác minh và lưu trữ hóa đơn VAT. Việc tra cứu không chỉ nhằm phục vụ kê khai thuế chính xác mà còn là công cụ để phát hiện sai phạm, tránh sử dụng hóa đơn giả hoặc kê khai sai dẫn đến bị truy thu và xử phạt. Do đó, bộ phận kế toán cần được trang bị đầy đủ kiến thức và công cụ để kiểm tra hóa đơn, từ cách sử dụng cổng thông tin Tổng cục Thuế, phần mềm hóa đơn điện tử đến quy trình xử lý các trường hợp sai lệch, bất thường.

Kết luận

Hóa đơn VAT là căn cứ pháp lý quan trọng cho mọi giao dịch kinh doanh, kế toán và thuế. Việc tra cứu hóa đơn VAT đúng cách giúp bạn đảm bảo an toàn pháp lý, giảm thiểu rủi ro về thuế và kiểm soát hiệu quả chi phí doanh nghiệp. Với 4 cách tra cứu được chia sẻ trong bài viết, bạn hoàn toàn có thể xác minh được tính hợp lệ của hóa đơn mọi lúc, mọi nơi. Hãy chủ động kiểm tra hóa đơn ngay khi nhận được và lưu trữ thông tin đúng cách để phục vụ công tác quản lý sau này.