Trong thời đại số hóa, hóa đơn điện tử (HĐĐT) đã trở thành chứng từ bắt buộc đối với doanh nghiệp và người tiêu dùng. Việc tra cứu hóa đơn giúp bạn đảm bảo tính hợp lệ, tránh sai sót kế toán và phát hiện các giao dịch bất thường. Dưới đây là 3 cách tra cứu đúng chuẩn theo quy định của Tổng cục Thuế (Bộ Tài chính) mà tongdai.org đã tổng hợp. Mong rằng bài viết sẽ mang tới cho bạn những thông tin hữu ích nhất!

3 cách tra cứu hóa đơn điện tử mà bạn nên nắm rõ 

Tra cứu trên Cổng thông tin hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế

Truy cập https://hoadondientu.gdt.gov.vn

Chọn “Tra cứu hóa đơn”, nhập MST người bán, mẫu số, ký hiệu, số hóa đơn, mã xác thực (Captcha), rồi nhấn “Tra cứu”

Kết quả sẽ hiển thị đầy đủ nội dung hóa đơn, mã QR xác thực, trạng thái phát hành (“Đã cấp mã hóa đơn” nếu hợp lệ)
tracuuhoadon.gdt.gov.vn

Tra cứu ở website của doanh nghiệp phát hành

Một số đơn vị như Viettel, VNPT, BKAV, MISA, Sapo… cung cấp nền tảng tra cứu hóa đơn riêng. Chỉ cần nhập mã tra cứu, MST người mua/bán, số hóa đơn, ngày phát hành… là có thể xem và tải PDF hóa đơn gốc .

Tra cứu qua email nhận được

Khi hóa đơn được phát hành, bạn sẽ nhận được email từ doanh nghiệp chứa liên kết tra cứu, mã tra cứu/xác thực, MST đơn vị phát hành và hóa đơn định dạng PDF có mã QR. Lưu email này để lưu trữ và đối chiếu khi cần.

Tra cứu hóa đơn đầu vào/đầu ra

Trên hệ thống hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế, doanh nghiệp có thể đăng nhập bằng mã số thuế và mật khẩu để tra cứu toàn bộ hóa đơn đầu vào và đầu ra. Hệ thống hỗ trợ lọc theo trạng thái như: đã phát hành, điều chỉnh, hủy… giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm tra, đối soát giao dịch, lập báo cáo tài chính và phục vụ kiểm toán. Đây là công cụ hữu ích giúp quản lý chứng từ hiệu quả và minh bạch.

Tra cứu qua phần mềm hóa đơn điện tử

Bên cạnh hệ thống của Tổng cục Thuế, nhiều doanh nghiệp còn sử dụng các phần mềm hóa đơn điện tử như EasyInvoice, Fast e-Invoice, MISA meInvoice, Sapo Invoice, Viettel Invoice… để phát hành và quản lý hóa đơn. Những phần mềm này đều tích hợp chức năng tra cứu hóa đơn ngay trên giao diện sử dụng. Người dùng chỉ cần nhập mã tra cứu, mã số thuế, hoặc upload file XML/PDF có sẵn để kiểm tra lại nội dung hóa đơn, trạng thái phát hành và tính hợp lệ. Một số phần mềm còn cho phép tải lại hóa đơn gốc, in bản sao hợp lệ hoặc đồng bộ dữ liệu với hệ thống kế toán. Đây là phương án tối ưu với các doanh nghiệp thường xuyên phát hành hóa đơn và cần truy cập thông tin nhanh chóng, chính xác, mọi lúc mọi nơi.

Xử lý khi không tìm thấy hóa đơn

Trong một số trường hợp, người dùng không thể tra cứu được hóa đơn điện tử dù đã có đủ thông tin. Nguyên nhân có thể do nhập sai mã số thuế, số hóa đơn hoặc ký hiệu không chính xác. Nếu hóa đơn vừa mới phát hành, hệ thống có thể chưa kịp đồng bộ lên Cổng thông tin của Tổng cục Thuế, đặc biệt vào cuối tuần hoặc ngày lễ. Một số hóa đơn không có mã cơ quan thuế (hóa đơn không mã) cũng sẽ không hiển thị trên hệ thống tra cứu công cộng. Khi gặp tình huống này, bạn nên kiểm tra lại thông tin, thử tra cứu sau vài giờ hoặc liên hệ trực tiếp với đơn vị phát hành để được hỗ trợ và cung cấp bản sao hợp lệ.

Lưu trữ và bảo mật hóa đơn

Sau khi tra cứu, hóa đơn điện tử nên được lưu trữ cẩn thận dưới hai định dạng phổ biến trong kế toán là PDF và XML. Việc sắp xếp cần khoa học theo thời gian phát hành, nhà cung cấp hoặc mã hóa đơn để dễ tra cứu khi cần đối chiếu, kiểm toán hoặc kê khai thuế. Để bảo mật, không nên chia sẻ hóa đơn qua các kênh không chính thức, ứng dụng lạ hoặc email không mã hóa. Hóa đơn chứa mã số thuế, thông tin doanh nghiệp, chữ ký số là dữ liệu nhạy cảm, dễ bị lợi dụng nếu rò rỉ. Vì vậy, cá nhân và doanh nghiệp cần có chính sách bảo mật, sao lưu định kỳ và giới hạn quyền truy cập để giảm rủi ro mất mát hoặc lộ lọt thông tin.

Lưu ý quan trọng khi tra cứu hóa đơn

• Chỉ sử dụng các kênh chính thống: như Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế, website của nhà cung cấp phần mềm hóa đơn, hoặc email từ đơn vị phát hành.
• Hóa đơn hợp lệ phải đảm bảo đầy đủ các yếu tố: mã số thuế người bán/người mua, mẫu số, ký hiệu, số hóa đơn, mã QR xác thực, chữ ký số và ngày lập rõ ràng.
• Đối với hóa đơn không có mã cơ quan thuế (thường dùng nội bộ hoặc theo hình thức hóa đơn không mã), cần liên hệ trực tiếp với đơn vị phát hành để xác minh tính hợp lệ.
• Khi phát hiện hóa đơn giả, sai thông tin, bị làm lại không đúng quy định, cần báo cáo ngay với cơ quan thuế hoặc phòng kế toán để xử lý kịp thời, tránh gây rủi ro pháp lý và ảnh hưởng đến quyền lợi tài chính.

>>> Có thể bạn quan tâm: Số điện thoại điện lực Bình Chánh – Hỗ trợ 24/7

Kết luận

Việc chủ động tra cứu hóa đơn điện tử không chỉ giúp kiểm soát hiệu quả giao dịch, mà còn hỗ trợ công tác kế toán, kiểm toán và bảo vệ người tiêu dùng trước vấn đề hóa đơn giả. Dù bạn là kế toán doanh nghiệp, người kinh doanh tự do hay cá nhân mua hàng hóa, việc nắm rõ các phương pháp tra cứu giúp bạn làm việc linh hoạt mọi lúc, mọi nơi. Nếu muốn, mình có thể hỗ trợ thiết kế infographic tóm tắt các cách tra cứu hoặc cung cấp checklist lưu trữ hóa đơn theo quy định – bạn chỉ cần nói nhé!