Việc xác định chính xác người phụ thuộc là bước quan trọng trong quá trình kê khai thuế và hưởng quyền lợi giảm trừ gia cảnh. Với sự hỗ trợ của công nghệ, bạn hoàn toàn có thể tra cứu thông tin người phụ thuộc một cách nhanh chóng, chính xác ngay tại nhà. Bài viết dưới đây của chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn 3 cách tra cứu người phụ thuộc online mới nhất, giúp bạn tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính hợp lệ của thông tin.

Cách tra cứu người phụ thuộc online mới nhất 2025

Hiện nay, để kiểm tra xem người phụ thuộc đã được cấp mã số thuế hay chưa và có thuộc diện được giảm trừ hay không, bạn có thể thực hiện theo 3 cách phổ biến sau:

Tra cứu mã số thuế người phụ thuộc trên hệ thống ETAX

Đây là hình thức tra cứu thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế – nơi lưu trữ và cập nhật thông tin thuế của doanh nghiệp và cá nhân.

Các bước thực hiện như sau:

Bước 1: Truy cập website thuedientu.gdt.gov.vn

Bước 2: Chọn “Doanh nghiệp” (dù là cá nhân, vẫn cần đăng nhập qua tổ chức chi trả thu nhập)

Bước 3: Đăng nhập bằng tên tài khoản, mật khẩu và mã xác nhận

Bước 4: Chọn Tra cứu → Thông báo khai thuế

Bước 5: Chọn loại thông báo “V/v: Gửi kết quả cấp mã số thuế cho người phụ thuộc” rồi nhấn “Tra cứu”

Bước 6: Kết quả sẽ hiển thị, bạn có thể chọn “Tải về” để lưu thông tin

Tra cứu trên phần mềm hỗ trợ kê khai thuế (HTKK)

Nếu bạn đang sử dụng phần mềm HTKK, việc tra cứu người phụ thuộc cũng rất đơn giản:

Bước 1: Mở phần mềm HTKK đã cài đặt trên máy tính và đăng nhập

Bước 2: Chọn tab Tra cứu → Tra cứu thông báo

Bước 3: Tìm loại thông báo “Cấp mã số thuế cho người phụ thuộc” → nhấn “Tra cứu”

Bước 4: Kết quả hiện ra trên màn hình. Bạn có thể tải về để lưu trữ và sử dụng khi cần

Tra cứu trực tiếp tại cơ quan thuế

Đối với những cá nhân không tra cứu được online hoặc không quen dùng phần mềm, có thể đến trực tiếp cơ quan thuế để kiểm tra:

Nếu bạn đã từng kê khai giảm trừ người phụ thuộc: đến Cơ quan thuế quản lý tổ chức chi trả thu nhập (công ty bạn làm việc)

Nếu bạn chưa từng kê khai: đến Chi cục Thuế nơi bạn cư trú hoặc Tổng cục Thuế để được hỗ trợ.

Lưu ý: Nên mang theo CMND/CCCD bản gốc để làm căn cứ xác thực khi tra cứu trực tiếp.

Mỗi cá nhân được giảm trừ gia cảnh tối đa bao nhiêu người phụ thuộc?

Theo Thông tư 111/2013/TT-BTC, không có quy định giới hạn số lượng người phụ thuộc mà một cá nhân được đăng ký giảm trừ gia cảnh. Người nộp thuế có thể khai báo nhiều người phụ thuộc miễn là những người này đáp ứng đủ điều kiện theo quy định, đã được đăng ký với cơ quan thuế và bản thân người nộp thuế đã có mã số thuế cá nhân.
Tuy nhiên, mỗi người phụ thuộc chỉ được tính giảm trừ một lần cho một người nộp thuế trong cùng năm. Trường hợp có nhiều người cùng có nghĩa vụ nuôi dưỡng một người phụ thuộc, các bên cần tự thỏa thuận để lựa chọn một người đứng tên đăng ký giảm trừ.

Mức giảm trừ gia cảnh năm 2025 là bao nhiêu?

Căn cứ theo Nghị quyết 954/2020/UBTVQH14, mức giảm trừ gia cảnh hiện nay vẫn được áp dụng như sau:

• Đối với bản thân người nộp thuế: 11 triệu đồng/tháng (tương đương 132 triệu đồng/năm)
• Đối với mỗi người phụ thuộc: 4,4 triệu đồng/tháng

Ví dụ: Nếu bạn có thu nhập chịu thuế là 25 triệu đồng/tháng và đang nuôi 2 người phụ thuộc, bạn sẽ được giảm trừ:
11 triệu (bản thân) + 8,8 triệu (2 người phụ thuộc) = 19,8 triệu đồng/tháng trước khi tính thuế TNCN.

Ai là người phụ thuộc được giảm trừ gia cảnh?

Không phải ai bạn nuôi cũng được tính là người phụ thuộc hợp pháp. Theo Thông tư 111/2013/TT-BTC, người phụ thuộc bao gồm các đối tượng sau:

1. Con cái: Con đẻ, con nuôi hợp pháp, con riêng, con ngoài giá thú

• Dưới 18 tuổi (tính đủ theo tháng)
• Từ 18 tuổi trở lên nếu bị khuyết tật, mất khả năng lao động
• Từ 18 tuổi trở lên nếu đang học phổ thông, cao đẳng, đại học, trung cấp, học nghề và có thu nhập bình quân tháng không vượt quá 1 triệu đồng

2. Vợ hoặc chồng của người nộp thuế
Phải đáp ứng đủ điều kiện về không có khả năng lao động hoặc không có thu nhập.

3. Cha mẹ (gồm cả cha mẹ chồng/vợ, cha mẹ nuôi, dượng, kế mẫu)
Phải không có thu nhập hoặc có thu nhập thấp hơn mức quy định, và người nộp thuế đang nuôi dưỡng.

4. Các cá nhân không nơi nương tựa
Bao gồm:

• Anh/chị/em ruột
• Ông bà nội, ông bà ngoại
• Cô, dì, chú, bác, cậu ruột
• Cháu ruột (con của anh/chị/em ruột)
• Người khác mà người nộp thuế trực tiếp nuôi dưỡng hợp pháp

Tất cả những người này đều phải không có thu nhập hoặc thu nhập rất thấp, đồng thời người nộp thuế phải đang thực sự trực tiếp nuôi dưỡng thì mới đủ điều kiện.

Tại sao cần tra cứu người phụ thuộc?

Việc tra cứu người phụ thuộc không chỉ giúp bạn đảm bảo quyền lợi giảm trừ thuế hợp pháp, mà còn giúp phát hiện kịp thời các sai sót trong quá trình đăng ký như: sai thông tin cá nhân, chưa được cấp mã số thuế, hoặc bị trùng lặp người phụ thuộc giữa nhiều người nộp thuế. Nếu không kiểm tra kỹ, bạn có thể mất quyền lợi hoặc bị truy thu thuế trong trường hợp sai sót.

Khi nào nên thực hiện tra cứu?

Bạn nên thực hiện tra cứu người phụ thuộc trong các trường hợp sau:

• Trước thời điểm quyết toán thuế thu nhập cá nhân cuối năm.
• Sau khi đã nộp hồ sơ đăng ký giảm trừ người phụ thuộc qua cơ quan chi trả thu nhập.
• Khi có thay đổi thông tin về người phụ thuộc (chuyển nơi cư trú, qua đời, thôi học…).
• Khi bạn chuyển công tác sang đơn vị mới và cần kiểm tra lại tình trạng đăng ký giảm trừ.

Một số lỗi thường gặp khi tra cứu

Trong quá trình tra cứu online, người dùng thường gặp phải các lỗi như:

• Không đăng nhập được vào hệ thống ETAX hoặc phần mềm HTKK.
• Không tìm thấy tên người phụ thuộc dù đã đăng ký.
• Kết quả tra cứu sai lệch so với thông tin thực tế.

Nguyên nhân có thể do sai thông tin khi kê khai ban đầu (như họ tên, số CMND/CCCD), hoặc hệ thống chưa cập nhật dữ liệu kịp thời. Trong những trường hợp này, bạn nên liên hệ bộ phận kế toán hoặc đến cơ quan thuế để được hỗ trợ điều chỉnh.

>>> Xem thêm: Cách tra cứu mã số thuế cá nhân và doanh nghiệp nhanh chóng

Kết luận

Việc tra cứu và đăng ký người phụ thuộc để giảm trừ gia cảnh là một bước quan trọng giúp bạn giảm số tiền thuế thu nhập cá nhân phải nộp mỗi năm. Hy vọng với hướng dẫn chi tiết về cách tra cứu người phụ thuộc online mới nhất 2025, bạn có thể dễ dàng kiểm tra thông tin, xác nhận đối tượng hợp lệ và tận dụng đúng chính sách ưu đãi của nhà nước. Nếu có bất kỳ khó khăn nào trong quá trình thực hiện, bạn nên liên hệ trực tiếp với cơ quan thuế quản lý hoặc bộ phận nhân sự/kế toán thuế của nơi làm việc để được hỗ trợ kịp thời.